Lösung · Dokumentenlenkung
Ein auditsicheres QMS, das im Alltag nicht in der Ablage endet.
RiQS bildet Freigabe, Versionierung, Aktualitätsprüfung und Zuweisung vollständig ab. Der Unterschied ist, dass Inhalte nicht nur gelenkt, sondern direkt im System erstellt, weitergeführt und dort genutzt werden, wo im Alltag damit gearbeitet wird.
Klassische Dokumentenlenkung ist formal belastbar – aber oft nicht dort nutzbar, wo gearbeitet wird.
In vielen Organisationen sind Dokumente korrekt freigegeben, versioniert und abgelegt. Im Arbeitsalltag müssen Teams sie trotzdem oft separat suchen. So bleiben Dokumentenlenkung und tatsächliche Nutzung häufig voneinander getrennt.
Klassisches QMS
Formell korrekt geführt
- Dokumente werden freigegeben, versioniert und archiviert
- Gültige Inhalte sind formell korrekt gelenkt
- Teams müssen Inhalte im Alltag oft separat suchen
- Formulare und weitere Inhalte werden häufig ausserhalb erstellt und erst danach im QMS abgelegt
- Dokumentenlenkung und tatsächliche Nutzung bleiben getrennt
Mit RiQS
Im Alltag direkt nutzbar
- Freigabe, Versionierung und Aktualitätsprüfung sind vollständig abgebildet
- Dokumente, Formulare und weitere Inhalte können direkt im System erstellt werden
- Inhalte stehen dort zur Verfügung, wo im Alltag mit ihnen gearbeitet wird
- Dokumentenlenkung und tatsächliche Nutzung greifen im selben System ineinander
- Formulare, Umfragen und andere Dokumententypen können direkt im System ausgefüllt und signiert werden
Freigabe, Versionierung, Prüfung und Zuweisung sind in RiQS vollständig abgebildet.
Dokumente können freigegeben, versioniert, zur Prüfung vorgelegt und gezielt zugewiesen werden. So bleibt die formale Dokumentenlenkung belastbar, ohne dass dafür getrennte Werkzeuge oder nachgelagerte Schritte nötig werden.
Freigaben und Prüfungen systematisch steuern
Je nach Dokument lassen sich Freigaben, Prüfintervalle und Signaturen mit der passenden Logik im System abbilden.
Versionen mit Historie führen
Ältere Versionen bleiben erhalten, während überall automatisch die aktuelle Version genutzt wird. Änderungen zwischen den Versionen bleiben je Datei nachvollziehbar.
Dokumente und Lesebestätigungen gezielt zuweisen
Dokumente und Lesebestätigungen können Einheiten, Gruppen oder einzelnen Benutzern gezielt zugeordnet werden.
Metadaten je Version automatisch mitführen
Für jede Dokumentenversion entsteht automatisch eine Titelseite, auf der die relevanten Angaben zur Version, zum Upload und zur Freigabe direkt nachvollziehbar sind.
Drei Unterschiede, die RiQS von klassischer Dokumentenlenkung abheben
Unterschied 01
Freigegebene Inhalte tauchen direkt in der Arbeit auf.
Freigegebene Inhalte bleiben nicht nur in ihrem Ordner liegen. Sie werden genau dort eingebunden, wo im Alltag mit ihnen gearbeitet wird – zum Beispiel in Guides, Aufträgen, Checklisten oder Trainings. So arbeitet das Team direkt mit dem gültigen Inhalt, statt ihn separat suchen zu müssen.
Unterschied 02
Inhalte werden direkt im System erstellt und weitergeführt.
Dokumente, Formulare, Umfragen und weitere Inhalte können in RiQS direkt erstellt, freigegeben, korrekt abgelegt und gezielt zugewiesen werden. Je nach Dokument werden sie anschliessend direkt im System genutzt, ausgefüllt oder signiert.
Unterschied 03
Zentrale Inhalte lassen sich vor Ort weiterführen.
Zentrale Vorgaben und Inhalte müssen nicht unverändert in der Ablage stehen bleiben. In RiQS lassen sie sich vor Ort aufgreifen und weiterführen, ohne dass die gemeinsame Linie verloren geht. Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, aus welcher Vorlage eine lokale Version entstanden ist und wie sie sich weiterentwickelt hat.
Häufige Fragen zu Dokumentenlenkung und Dokumentenmanagement
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Gerne zeigen wir Ihnen, wie RiQS auditsichere Dokumentenlenkung und echte Nutzung im Alltag zusammenbringt.
In einer kurzen Demo zeigen wir, wie Dokumente, Formulare und weitere Inhalte in RiQS erstellt, gelenkt, zugewiesen und direkt dort genutzt werden, wo im Alltag damit gearbeitet wird.