RiQS

Lösung · Dokumentenlenkung

Ein auditsicheres QMS, das im Alltag nicht in der Ablage endet.

RiQS bildet Freigabe, Versionierung, Aktualitätsprüfung und Zuweisung vollständig ab. Der Unterschied ist, dass Inhalte nicht nur gelenkt, sondern direkt im System erstellt, weitergeführt und dort genutzt werden, wo im Alltag damit gearbeitet wird.

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RiQS-Pedia mit Übersicht über DOCX, PDF-Formulare, Handbücher und interaktive Dokumente, Suche, Filter, KI-Assistent und Ordnerstruktur

Klassische Dokumentenlenkung ist formal belastbar – aber oft nicht dort nutzbar, wo gearbeitet wird.

In vielen Organisationen sind Dokumente korrekt freigegeben, versioniert und abgelegt. Im Arbeitsalltag müssen Teams sie trotzdem oft separat suchen. So bleiben Dokumentenlenkung und tatsächliche Nutzung häufig voneinander getrennt.

Klassisches QMS

Formell korrekt geführt

  • Dokumente werden freigegeben, versioniert und archiviert
  • Gültige Inhalte sind formell korrekt gelenkt
  • Teams müssen Inhalte im Alltag oft separat suchen
  • Formulare und weitere Inhalte werden häufig ausserhalb erstellt und erst danach im QMS abgelegt
  • Dokumentenlenkung und tatsächliche Nutzung bleiben getrennt

Mit RiQS

Im Alltag direkt nutzbar

  • Freigabe, Versionierung und Aktualitätsprüfung sind vollständig abgebildet
  • Dokumente, Formulare und weitere Inhalte können direkt im System erstellt werden
  • Inhalte stehen dort zur Verfügung, wo im Alltag mit ihnen gearbeitet wird
  • Dokumentenlenkung und tatsächliche Nutzung greifen im selben System ineinander
  • Formulare, Umfragen und andere Dokumententypen können direkt im System ausgefüllt und signiert werden
Auditsichere Dokumentenlenkung

Freigabe, Versionierung, Prüfung und Zuweisung sind in RiQS vollständig abgebildet.

Dokumente können freigegeben, versioniert, zur Prüfung vorgelegt und gezielt zugewiesen werden. So bleibt die formale Dokumentenlenkung belastbar, ohne dass dafür getrennte Werkzeuge oder nachgelagerte Schritte nötig werden.

RiQS-Pedia mit Versionsverlauf und Titelseite eines freigegebenen Dokuments

Freigaben und Prüfungen systematisch steuern

Je nach Dokument lassen sich Freigaben, Prüfintervalle und Signaturen mit der passenden Logik im System abbilden.

Versionen mit Historie führen

Ältere Versionen bleiben erhalten, während überall automatisch die aktuelle Version genutzt wird. Änderungen zwischen den Versionen bleiben je Datei nachvollziehbar.

Dokumente und Lesebestätigungen gezielt zuweisen

Dokumente und Lesebestätigungen können Einheiten, Gruppen oder einzelnen Benutzern gezielt zugeordnet werden.

Metadaten je Version automatisch mitführen

Für jede Dokumentenversion entsteht automatisch eine Titelseite, auf der die relevanten Angaben zur Version, zum Upload und zur Freigabe direkt nachvollziehbar sind.

Drei Unterschiede, die RiQS von klassischer Dokumentenlenkung abheben

Unterschied 01

Freigegebene Inhalte tauchen direkt in der Arbeit auf.

Freigegebene Inhalte bleiben nicht nur in ihrem Ordner liegen. Sie werden genau dort eingebunden, wo im Alltag mit ihnen gearbeitet wird – zum Beispiel in Guides, Aufträgen, Checklisten oder Trainings. So arbeitet das Team direkt mit dem gültigen Inhalt, statt ihn separat suchen zu müssen.

RiQS-Guide für Medikamentenbestellung mit eingebundenem freigegebenem Dokument als Anhang
Interaktiver Dokumenten-Editor mit Abschnitten, Fragetypen wie Likert-Skala, Dropdown und Freitext

Unterschied 02

Inhalte werden direkt im System erstellt und weitergeführt.

Dokumente, Formulare, Umfragen und weitere Inhalte können in RiQS direkt erstellt, freigegeben, korrekt abgelegt und gezielt zugewiesen werden. Je nach Dokument werden sie anschliessend direkt im System genutzt, ausgefüllt oder signiert.

Unterschied 03

Zentrale Inhalte lassen sich vor Ort weiterführen.

Zentrale Vorgaben und Inhalte müssen nicht unverändert in der Ablage stehen bleiben. In RiQS lassen sie sich vor Ort aufgreifen und weiterführen, ohne dass die gemeinsame Linie verloren geht. Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, aus welcher Vorlage eine lokale Version entstanden ist und wie sie sich weiterentwickelt hat.

Word-Vorlage Temperaturprotokoll Impfstoffkühlschrank im RiQS-Pedia Editor
FAQ

Häufige Fragen zu Dokumentenlenkung und Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement beschreibt vor allem die strukturierte Ablage, Verwaltung und Auffindbarkeit von Dokumenten. Dokumentenlenkung geht weiter: Sie stellt sicher, dass Dokumente geprüft, freigegeben, versioniert, aktualisiert und nachvollziehbar genutzt werden. RiQS verbindet beides. Dokumente werden nicht nur gespeichert, sondern in geregelte Freigabe-, Versionierungs- und Nachweisprozesse eingebunden. So bleibt klar, welche Version gültig ist, wer sie freigegeben hat und wer sie zur Kenntnis genommen hat.

RiQS unterstützt Freigabeprozesse, automatische Versionierung und regelmässige Aktualitätsprüfungen von QM-Dokumenten und weiteren Unterlagen. Verantwortliche können Dokumente prüfen, freigeben und bei Bedarf überarbeiten.  Neue Versionen werden nachvollziehbar geführt, während frühere Versionen revisionssicher erhalten bleiben. Dadurch bleibt erkennbar, wann ein Dokument geändert wurde, welche Version aktuell gilt und wer für die Freigabe verantwortlich war.

RiQS stellt freigegebene Dokumente zentral bereit und macht für Mitarbeitende die jeweils aktuelle Version verfügbar. Frühere Versionen bleiben nachvollziehbar archiviert, werden aber nicht mehr als gültige Arbeitsgrundlage genutzt. So wird verhindert, dass unterschiedliche Versionen parallel im Umlauf sind. Verantwortliche behalten den Überblick über Freigaben, Aktualisierungen und Lesebestätigungen.

RiQS ermöglicht es, zentrale Vorgaben, Standards und Dokumente bereitzustellen und gleichzeitig lokale Anpassungen zu berücksichtigen. So können Organisationen einheitliche Grundlagen schaffen, ohne die Arbeit einzelner Standorte oder Bereiche vollständig zu vereinheitlichen. Zentrale Inhalte bleiben nachvollziehbar gesteuert, während berechtigte Einheiten dort Anpassungen vornehmen können, wo lokale Anforderungen es erfordern.

Ja. RiQS kann nicht nur klassische Dokumente verwalten, sondern auch Formulare und interaktive Dokumente abbilden. Inhalte können strukturiert erfasst, ausgefüllt, gespeichert und bei Bedarf weiterverarbeitet werden. So entstehen Nachweise nicht erst nachträglich, sondern direkt während der Bearbeitung. Das reduziert separate Formulare, manuelle Ablagen und doppelte Dokumentation.

RiQS kann Lesebestätigungen, Freigaben, Versionen und weitere Nachweise direkt beim jeweiligen Dokument führen. Dadurch bleibt nachvollziehbar, wer ein Dokument erhalten, gelesen oder bestätigt hat. Für Audits stehen relevante Informationen zentral zur Verfügung. Verantwortliche müssen Nachweise nicht nachträglich aus verschiedenen Ablagen, Listen oder E-Mails zusammensuchen.

Dokumente können in RiQS geprüft, freigegeben, visiert oder elektronisch signiert werden. Je nach Anforderung können einfache Freigaben, Visierungen oder Signaturen genutzt werden, um Verantwortlichkeiten und Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Dadurch bleibt erkennbar, wer ein Dokument geprüft, freigegeben oder bestätigt hat. Das unterstützt verbindliche Dokumentenlenkung und erleichtert die Nachweisführung bei Audits.

Bestehende QM-Dokumente, Ordnerstrukturen und vorhandene Versionen können nach RiQS übernommen werden. Dadurch muss ein bestehendes QM-Handbuch oder eine gewachsene Dokumentenstruktur nicht vollständig neu aufgebaut werden. RiQS unterstützt dabei, aktuelle Dokumente, ältere Versionen und relevante Metadaten strukturiert in die Dokumentenlenkung zu überführen. So bleibt vorhandenes Wissen erhalten und kann im System weiter genutzt werden.

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Gerne zeigen wir Ihnen, wie RiQS auditsichere Dokumentenlenkung und echte Nutzung im Alltag zusammenbringt.

In einer kurzen Demo zeigen wir, wie Dokumente, Formulare und weitere Inhalte in RiQS erstellt, gelenkt, zugewiesen und direkt dort genutzt werden, wo im Alltag damit gearbeitet wird.

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