Datenschutzerklärung

Einleitung

Risk & Quality Systems AG („Unternehmen“, „Wir“, „Uns“ oder „Verantwortlicher“ ) respektiert Ihre Privatsphäre und verpflichtet sich, Ihre persönlichen Daten zu schützen. Diese Datenschutzerklärung informiert die Webseitenbesucher (im Folgenden „Nutzer„ oder „Sie„) über die Erhebung, Bearbeitung, Offenlegung oder Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Dienstleistungen, Webseite (www.riqs.ch) und der Interaktion mit uns (im Folgenden: „Dienstleistungen„), unerheblich von wo Sie unsere Dienstleistungen beziehen.

Wir haben unseren Sitz in der Schweiz und richten uns grundsätzlich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Werden Personendaten von Personen bearbeitet, welche sich auf ihr lokales Datenschutzrecht berufen können – insbesondere auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – werden wir diese Regeln auch befolgen, sofern entsprechende Regelungen auf uns Anwendung finden. Wir werden den betroffenen Personen die Rechte gewähren, die ihnen nach der auf sie anwendbaren Rechtsordnung zustehen.

Im Falle von Diskrepanzen zwischen dieser Datenschutzerklärung und allgemeinen Geschäftsbedingungen oder anderen Vereinbarungen, die zwischen Ihnen und uns bestehen, haben letztere, sofern anwendbar, Vorrang. Insbesondere richtet sich die Nutzung von lizenzierter Software nach den allgemeinen Nutzungsbestimmungen.

Verantwortlicher

Für die Datenbearbeitungen gemäss dieser Datenschutzerklärung ist als Verantwortlicher die Risk & Quality Systems AG – (Forchstrasse 33, 8032 Zürich, +41 44 389 90 15, info@riqs.ch) verantwortlich, sofern innerhalb einer separaten Dienstleistungsvereinbarung nichts anderes vermerkt ist. Bei datenschutzrechtlichen Anliegen, insbesondere wenn Sie Ihre Rechte wahrnehmen wollen, können Sie sich an die obige Kontaktadresse wenden.

Falls Sie unsere Dienstleistungen in der EU beziehen, können Sie sich auch direkt an unseren Vertreter nach Art. 27 DSGVO wenden:

Jasmin Lieffering, LITC
Bärenmarsch 3, DE-31623 Drakenburg

E-Mail: ds-arwan@litc.de

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Was wir unter Personendaten verstehen

Personendaten bzw. personenbezogene Daten im Sinne dieser Datenschutzbestimmungen sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche oder juristische Person ("betroffene Person") beziehen. Hierzu zählen beispielsweise Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder Telefonnummer.

Zu den personenbezogenen Daten zählen auch Informationen über Ihre Nutzung unserer Webseite. In diesem Zusammenhang erheben wir die folgenden personenbezogene Daten:

• Informationen über Ihre Besuche unserer Website wie bspw. Umfang des Datentransfers;
• Ort, von welchem Sie Daten von unserer Webseite abrufen;
• andere Verbindungsdaten und Quellen, die Sie abrufen.
  

Die vorgenannte Datenbearbeitung erfolgt in der Regel durch die Verwendung von Logfiles und Cookies. Nähere Informationen zu Logfiles und Cookies erhalten Sie weiter unten.

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (bspw. Familienmitglieder, Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, versichern Sie bitte, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen. Sie dürfen uns die Personendaten dieser Personen nur mitteilen, wenn Sie dazu berechtigt sind und diese Personendaten korrekt sowie aktuell sind.

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Wann erfassen wir Ihre Daten?

Zusammenfassend kann ein Sammeln, Speichern, Nutzen oder Übertragen („Bearbeiten“) von Personendaten immer dann stattfinden, wenn wir mit Ihnen Kontakt haben, Sie mit uns interagieren, kommunizieren oder eine Dienstleistung von uns beziehen.

Wir haben in unterschiedlichen Situationen Kontakt zu Ihnen, insbesondere können wir Personendaten in folgenden Situationen erfassen. Die nachfolgende Liste ist lediglich eine beispielhafte Übersicht:

• Sie geben Ihre Kontaktdaten im Rahmen einer Bestellung bekannt;
• Sie bestellen Dienstleistungen von uns;
• Sie kommunizieren über unsere Webseite mit uns;
• Sie nehmen unseren Kundensupport in Anspruch;
• Sie beziehen einen Newsletter oder sonstige Werbung betreffend unsere Dienstleistungen;
• Sie kontaktieren uns via Kontaktformular; oder
• Sie kommunizieren mit uns über Telefon, Telefax, E-Mail, Sprachnachrichten, Textnachrichten, Videonachrichten oder Instant Messaging.

Welche Personendaten bearbeiten wir?

Im Rahmen der Nutzung der Webseite sowie dem Bestellvorgang bearbeiten wir unterschiedliche Personendaten, zu unterschiedlichen Zwecken. Je nach erbrachter Dienstleistung erfassen wir die Personendaten entweder automatisch oder manuell.

• Name und Vorname;
• Unternehmen;
• Anrede;
• Adresse;
• Rechnungsadresse;
• Sprachpräferenzen;
• Telefonnummern;
• E-Mail-Adressen;
• Identifikationsnummern Ihrer technischen Geräte;
• Informationen zu abonnierten Newslettern oder sonstiger Werbung;
• Zustimmung für Empfang von Werbung;
• Gekaufte Lizenzen für Software.

Zu welchen Zwecken nutzen wir die Personendaten?

Wir bearbeiten Ihre Daten primär, um mit Ihnen über die Webseite zu kommunizieren sowie unsere Dienstleistungen und vertraglichen Verpflichtungen gegenüber Ihnen erbringen zu können. Dies beinhaltet insbesondere die Bestellfunktion. Wir verpflichten uns, die Datenbearbeitung auf das Notwendigste zu beschränken. Die Bearbeitung Ihrer Daten kann zu unterschiedlichen Zwecken erfolgen.

Neben der Bearbeitung zur Erfüllung unserer Dienstleistungen und zur Vertragserfüllung bearbeiten wir Ihre Personendaten insbesondere zu untenstehenden Zwecken.

Je nach anwendbarem Recht muss für jeden Bearbeitungszweck auch ein Rechtsgrund genannt werden. Deshalb nennen wir nachfolgend für jeden Bearbeitungszweck auch einen Rechtsgrund.

Im Zusammenhang mit der Verwendung und der Bestellfunktion bearbeiten wir Ihre Personendaten zu folgenden Zwecken:

• Bestellung von Lizenzen und Dienstleistungen;
• Ausführung und der Abwicklung von Angeboten;
• Austausch von Informationen;
• Zusammenhang mit einem Vertragsabschluss;
• Bonitätsprüfung;
• Bereitstellung, Erbringung und Abwicklung von Dienstleistungen (wobei die Zahlungsabwicklung über einen Drittanbieter erfolgen kann);
• Organisation und Durchführung von Kundensupport;
• Zur internen Koordination oder zur Koordination mit Subunternehmern.
  

Die Datenbearbeitung erfolgt gestützt auf die Vertragserfüllung oder aufgrund eines berechtigten sowie überwiegenden Interesses von uns (um unsere Akten auf dem neuesten Stand zu halten und einen Zahlungsausfall zu verhindern oder offene Forderungen einzufordern).

In Zusammenhang mit der Kommunikation bearbeiten wir Personendaten zu folgenden Zwecken:

• Zur Kommunikation mit Ihnen, wenn Sie uns kontaktieren (bspw. via Kontaktformular);
• zur Kommunikation von wichtigen Informationen, wie Anpassungen und Änderungen der Geschäftsbedingungen, Anpassungen von Leistungen oder Preisen, welche Kunden direkt betreffen;
• zur Administration und Durchführung der Kundenkommunikation per Post oder via elektronischer Kommunikationsmittel;
• zur Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen ( bspw. Bewerbungen, Medienanfragen);
• zur Pflege und der Entwicklung von Kunden- und anderen Geschäftsbeziehungen;
• im Rahmen der Neukundengewinnung;
• zur Kommunikation von Veranstaltungen, Promotionen, Werbung und Marketing (einschließlich dem Versand von Newsletter oder sonstigen elektronischen Nachrichten, wobei dies nachfolgend unter Newsletter genauer beschrieben wird).
  

Die Datenbearbeitung erfolgt gestützt auf die vorvertragliche Bearbeitung sowie Vertragserfüllung oder aufgrund eines berechtigten sowie überwiegendem Interesse von uns. Durch eine direkte Kontaktaufnahme haben Sie stillschweigend in die Bearbeitung der Daten zum Zweck der Kommunikation eingewilligt.

Zum Zweck des Betriebs, der Analyse und Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen und digitalen Angeboten können wir Personendaten bearbeiten:

• Die Entwicklung, der Betrieb, die Administration und Wartung unserer digitalen Angebote führt allenfalls zur Identifizierung und erfordert die Bearbeitung von Personendaten;
• allenfalls bei der Analyse unserer digitalen Angebote (Webseiten, Online-Plattformen und Apps);
• Auswertungen betreffend den von uns bezogenen Leistungen sowie das allgemeine Konsumverhalten;
• statistische Auswertung auf Basis von anonymisierten Nutzerdaten;
• Markt- und Meinungsforschung, Medienbeobachtung.  
  

Die Datenbearbeitung erfolgt gestützt auf ein berechtigtes und überwiegendes Interesse von uns (um zu untersuchen, wie Kunden unsere Produkte/Dienstleistungen nutzen, um sie weiterzuentwickeln, um unser Geschäft auszubauen, um unsere digitalen Angebote auf dem neuesten Stand zu halten sowie um innovativ zu sein).

Wir bearbeiten zudem Personendaten, um Sie und Ihre Personendaten zu schützen, allgemein eine ausreichende Datensicherheit zu gewährleisten, die regulatorischen und gesetzlichen Vorgaben einzuhalten sowie zum Zweck einer wirksamen Betrugsbekämpfung. Dies kann insbesondere im Rahmen des Bestellvorgangs stattfinden. Die Datenbearbeitung erfolgt gestützt auf ein berechtigtes und überwiegendes Interesse von uns (Betrieb unseres Geschäfts, Administration der IT, Netzwerksicherheit oder um Betrug oder Missbrauch zu verhindern) oder zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht.

Für andere Zwecke, soweit eine gesetzliche Verpflichtung eine solche Datenbearbeitung erfordert, wenn eine solche Datenbearbeitung aus den Umständen ersichtlich oder zum Zeitpunkt der Erhebung angezeigt war.

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Wann versenden wir einen Newsletter?

Es gibt zwei Gründe, weshalb Sie von uns Direkt-Marketingkommunikation und Werbung (bspw. Newsletter) via fernmeldetechnische Kommunikationsmittel (z.B. E-Mail oder SMS) erhalten.

Sie haben sich entweder selbst angemeldet (z.B. für einen Newsletter) oder wir haben Ihre Kontaktinformationen beim Kauf oder dem Bezug von Leistungen von Ihnen erhalten. Wenn Sie als Kunde keine solchen Informationen erhalten möchten, haben Sie eine kostenlose Ablehnungsmöglichkeit (Opt-out). Sie können uns entweder an die oben genannten Kontaktinformationen schreiben oder direkt auf den Abmeldelink in der jeweiligen Nachricht klicken.

Wenn Sie sich über unser Anmeldefeld für unseren Newsletter anmelden, senden wir an die angegebene E-Mail-Adresse umgehend eine E-Mail, welche einen Hyperlink enthält. Indem Sie auf diesen Link klicken, bestätigen Sie Ihre Newsletter-Anmeldung (Double-Opt-In-Verfahren). Erfolgt keine Anmeldebestätigung, löschen wir die E-Mail-Adresse in unserer temporären Liste nach einer gewissen Zeit und es wird kein Newsletter zugestellt.

Bestätigen Sie die Newsletter-Anmeldung, so geben Sie die Einwilligung zur Speicherung Ihrer E-Mail-Adresse einschließlich des Datums der Eintragung, der IP-Adresse sowie des Listennamens des gewünschten Newsletters. Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse und die gleichzeitig erhobenen Personendaten wie Vorname, Nachname, etc. nur für die Verwaltung und die Zusendung des von Ihnen gewünschten Newsletters.

Jeder Newsletter enthält einen Hinweis darauf, wie Sie sich für den Newsletter wieder abmelden können.

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Informationen über Ihren Computer, Cookies und Targeting

Bei jedem Zugriff auf unsere Webseite erheben wir Informationen über Ihr Gerät:

Die IP-Adresse Ihres Gerätes, die Anfrage Ihres Browsers sowie die Zeit dieser Anfrage. Außerdem werden der Status und die übertragene Datenmenge im Rahmen dieser Anfrage erfasst. Die IP-Adresse Ihres Gerätes wird dabei nur für die Zeit Ihrer Nutzung der Website gespeichert und im Anschluss daran unverzüglich gelöscht oder durch Kürzung anonymisiert.

Auf unseren Webseiten und Apps verwenden wir zudem Cookies oder vergleichbare Tracking-Technologien („Cookies“).

Cookies sind eine weit verbreitete Technik. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die an Ihren Computer gesendet bzw. vom verwendeten Webbrowser automatisch auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert wird, wenn Sie unsere Website besuchen [oder App nutzen]. Wenn Sie diese Website erneut aufrufen oder unsere App erneut öffnen, können wir Sie so wiedererkennen, selbst wenn wir nicht wissen, wer Sie sind. Ein Cookie enthält in der Regel den Namen der Domain, von der die Cookie-Daten gesendet wurden, sowie Informationen über das Alter des Cookies und ein alphanumerisches Identifizierungszeichen. In den von uns verwendeten Cookies speichern wir Daten über Ihre Nutzung der Website. Dies erfolgt nicht durch eine Zuordnung zu Ihnen persönlich, sondern durch Zuweisung einer Identifikationsnummer zum Cookie („Cookie-ID“). Eine Zusammenführung der Cookie-ID mit Ihrem Namen, Ihrer IP-Adresse oder mit ähnlichen Daten, die eine Zuordnung des Cookies zu Ihnen ermöglichen würden, erfolgt nicht.

Einerseits verwenden wir sogenannte Session-Cookies, die automatisch gelöscht werden, wenn Sie die Webseite schließen. Solche Cookies ermöglichen es dem Server, eine stabile Verbindung herzustellen und eine stabile Nutzung zu ermöglichen. Auf der anderen Seite können wir auch permanente Cookies verwenden, die erst nach einem von uns definierten Zeitraum gelöscht werden. Permanente Cookies erlauben es, bestimmte Einstellungen ( bspw. Sprach Präferenzen oder Speicherung beim Bestellvorgang) für mehrere Sitzungen zu speichern. Wir nutzen die erfassten Daten, um unsere Webseiten sowie unsere Dienstleistungen zu verbessern. Zurzeit nutzen wir keine Cookies zu Marketingzwecken.

Wir können zudem in Newslettern und anderen Marketing-E-Mails Kodierungen einfügen, die es uns ermöglichen, festzustellen, ob der Empfänger eine E-Mail geöffnet oder in der E-Mail enthaltene Bilder heruntergeladen hat.

Mit der Nutzung unserer Webseiten oder einer Einwilligung in den Erhalt von Newslettern und anderen Marketing-E-Mails stimmen Sie dem Einsatz der oben genannten Techniken zu. Sofern das anwendbare Recht eine aktive Zustimmung voraussetzt, wird zuerst eine Zustimmung eingeholt (bspw. via Cookies-Banner). Wollen Sie dies nicht, können Sie die Anwendung von Cookies in Ihrem Gerät jederzeit blockieren oder Cookies dort löschen, was jedoch die Nutzung unserer Dienstleistungen beeinträchtigen kann.

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Wann geben wir Daten weiter?

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen kann es notwendig sein, dass wir Drittfirmen einbeziehen. Dazu können Daten von uns an Drittfirmen weitergegeben oder bei solchen gespeichert werden. So nutzen wir für den Betrieb der Webseite ein externes Rechenzentrum in der Schweiz. Es werden dabei nur die Daten weitergegeben, welche für die Erbringung der Dienstleistungen notwendig sind. Dritte bearbeiten diese Daten in unserem Auftrag und dürfen diese nicht für ihre eigene Zwecke nutzen. Davon ausgenommen können Drittdienstleister (bspw. Zahlungsabwicklung) sein, auf die wir Sie im Rahmen der Leistungserbringung direkt weiterleiten. Diese Dienstleister erbringen ihre Dienstleistungen gemäß ihren eigenen Datenschutzbestimmungen.

Soweit für uns möglich, verpflichten wir die Drittfirmen, die Daten nur entsprechend unseren Anweisungen und zu dem von uns vorgegebenen Zweck zu bearbeiten. Außerdem haben die Drittfirmen entsprechende organisatorische und technische Massnahmen zu ergreifen, welche den Schutz der Daten sicherstellen.

Wir geben Daten in Ausnahmefällen weiter, wenn dies zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften notwendig ist oder wenn wir im Rahmen eines Verfahrens von einem Gericht oder einer Behörde zur Herausgabe von Daten verpflichtet werden. Außerdem können wir Daten weitergeben, wenn es erforderlich ist, um die Rechte oder das Eigentum von uns zu schützen und zu verteidigen, einschließlich der Sicherheit unserer Produkte und Dienstleistungen.

Werden die Personendaten in einem Drittland bearbeitet, in welchem kein angemessenes Datenschutzniveau besteht, sorgen wir mit vertraglichen Regelungen (namentlich auf Basis der sog. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission), mit unternehmensinternen verbindlichen Regelungen (Corporate Binding Rules) oder mit anderen gesetzlich zulässigen Massnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleistet.

Wir dürfen personenbezogene Daten auch ausnahmsweise übermitteln, wenn eine Einwilligung vorliegt, zur Erfüllung eines Vertrages, zur Begründung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen, aufgrund überwiegender öffentlicher Interessen oder weil die Übermittlung zum Schutz der körperlichen Unversehrtheit der betroffenen Person erforderlich ist. Wir können auch Informationen offenlegen, wenn dies zum Schutz und zur Verteidigung unserer Rechte oder unseres Eigentums, einschließlich der Sicherheit unserer Produkte und Dienstleistungen, erforderlich ist.

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Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern die Personendaten, solange sie für die Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich sind. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind (bspw. Buchführungspflichten), berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (bspw. zur Vertragsabwicklung, aber auch zu Beweis- und Dokumentationszwecken, falls es im Anschluss zu einem Rechtsstreit kommt) oder eine Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist. Sobald wir die betreffenden Personendaten nicht mehr benötigen, werden sie gelöscht. Spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die Personendaten gelöscht.

Sofern wir Ihre IP-Adresse erhoben, wird diese nur für die Zeit Ihrer Nutzung der Webseite gespeichert und im Anschluss daran unverzüglich gelöscht oder durch Kürzung anonymisiert.

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Werden die Daten sicher aufbewahrt?

Wir nutzen für den Betrieb unserer Dienstleistungen und die Speicherung der Daten ein externes Rechenzentrum. Wir haben dieses sorgfältig ausgewählt, instruiert und überwachen die Einhaltung der vereinbarten Sicherheitsvorschriften. Wir haben den Betreiber des Rechenzentrums dazu verpflichtet, die gespeicherten Daten mittels geeigneter Sicherheitsmaßnahmen zu schützen und auf gesicherten Servern zu speichern.

Wir verfügen über angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung und Manipulation von Personendaten. Außerdem sind ihre Personendaten gegen Zugriff, Veränderung oder Verbreitung durch unbefugte Personen gesichert (bspw. via Zugangskontrollen und Zugangsbeschränkungen sowie internen Weisungen). Die Datenübertragung von heiklen Daten erfolgt verschlüsselt und kann über verschiedene Kanäle erfolgen (inklusive über das Internet). Obwohl wir alle geeigneten und sinnvollen Sicherheitsvorkehrungen treffen, müssen Sie sich bewusst sein, dass der Zugriff und die Übermittlung von Daten über das Internet immer ein gewisses Sicherheitsrisiko birgt und wir deshalb keine absolute Sicherheit garantieren können.

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Webseiten Dritter

Unsere Webseite kann Hyperlinks zu und von Webseiten Dritter enthalten. Wenn Sie einem Hyperlink zu einer dieser Webseiten folgen, beachten Sie bitte, dass wir keine Verantwortung oder Gewähr für fremde Inhalte oder Datenschutzbedingungen übernehmen können. Außerdem kann es sein, dass Sie im Rahmen einer Zahlungsabwicklung automatisch auf die Webseite eines Dritten weitergeleitet werden. Bitte vergewissern Sie sich der jeweils geltenden Datenschutzbedingungen, bevor Sie personenbezogene Daten an diese Websites übermitteln.

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Welche Rechte habe ich als betroffene Person?

Bezüglich der Bearbeitung Ihrer Personendaten stehen Ihnen die Rechte gemäß der anwendbaren Rechtsordnung zu. Zunächst haben Sie ein Auskunftsrecht und können ggf. die Berichtigung und/oder Löschung und/oder Sperrung und/oder Übertragung Ihrer Daten verlangen. Sie können allenfalls eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen und haben ein Widerspruchsrecht. Falls Sie eines Ihrer Rechte geltend machen und/oder nähere Informationen hierüber erhalten möchten, wenden Sie sich an die oben genannten Kontaktadresse.

Anfragen werden in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach Eingang beantwortet.

Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Aufsichtsbeschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde für die Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

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Änderungen dieser Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine jeweils aktuelle Version ist auf der Webseite verfügbar. Bitte suchen Sie die Webseite regelmäßig auf und informieren Sie sich über die geltenden Datenschutzbestimmungen.